INTRODUCTION

La présente politique décrit les engagements mis en œuvre par le Alter Solutions Canada dans le traitement des données transmises ou collectées de manière conforme aux textes applicables en matière de protection des renseignements personnels, adoptée en septembre 2021, étant ci-après désigné la « Règlementation »).

A travers cette Politique, le Alter Solutions Canada souhaite informer clairement de la manière dont les données personnelles sont collectées et utilisées.

DEFINITIONS

Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.

Donnée à caractère personnel : toute information, de quelque nature qu’elle soit et indépendamment de son support, y compris le son et l’image, concernant une personne physique identifiée ou identifiable, dénommée ci-après « Personne concernée ». Est réputé identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques de son identité physique, psychologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Données sensibles : données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale de la personne concernée ou qui sont relatives à santé y compris des données génétiques.

Personne concernée : personne qui peut être identifiée par les données utilisées dans le cadre du traitement de données à caractère personnel.

Responsable de traitement : la personne physique ou morale, qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel. Lorsque les finalités et les moyens du traitement sont déterminés par des dispositions législatives ou réglementaires, le responsable du traitement doit être indiqué dans la loi d’organisation et de fonctionnement ou dans le statut de l’entité légalement ou statutairement compétente pour traiter les données à caractère personnel en cause.

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Destinataire : la personne physique ou morale qui reçoit communication des données, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

QUI SOMMES-NOUS?

Le Alter Solutions est un groupe de conseil en technologie qui fournit des services et des expertises pour accompagner nos clients dans la mise en œuvre de leurs projets techniques dédiés au génie logiciel et à la cybersécurité.

Notre ambition est guidée par trois axes stratégiques de développement :

• Accroître notre position sur le marché en tant qu'experts techniques ;
• Étendre notre activité à l'international ;
• Développer notre marque employeur afin d'attirer les meilleurs collaborateurs.

PÉRIMETRE

La présente politique générale de protection des données couvre :

• Les professionnels, partenaires
• Les salariés
• Les candidats souhaitant rejoindre Alter Solutions Canada
• Les personnes physiques et morales clientes
• Les internautes naviguant sur le site www.alter-solutions.ca
• L’ensemble des ressources informatiques et de télécommunication (quelle que soit leur forme matérielle ou immatérielle) nécessaire à la création, au traitement, à l’échange et au stockage des données à caractère personnel.

Nature des données

En application du principe de minimisation, seules les données à caractère personnel strictement utiles sont collectées et traitées.

Les informations susceptibles d’être collectées concernent notamment :

L’état civil de la Personne Concernée :

• Nom \ Nom de jeune fille
• Prénoms
• Nationalité
• Données Etat civil (Sexe, Prénom et Nom du conjoint, Composition de la famille, etc.)
• Adresse, Code postal et ville de résidence
• Téléphone(s) personnel(s) et\ou professionnel(s)
• E-mail(s) personnel(s) et\ou professionnel(s)

• Fonction, Echelon, Salaire

• Pointages horaires

• Photos, vidéos
• Adresses, plans de situation et données techniques de bâtiments ou d’installations (sous réserve des droits de propriétés intellectuelles et contractuels).

• Adresse IP du terminal ou de l’équipement connecté à Internet
• Données propres aux dispositifs techniques utilisés pour accéder aux services mis à disposition par les sociétés du groupe (PC, smartphone, Navigateur web, etc.)
• Données personnelles collectées directement à partir des bases de données et/ou sur les réseaux sociaux
• Historique et témoins (fichiers témoins) de navigation

LISTE DES DOCUMENTS

Les document listés ci-dessous contiennent des données personnelles collectées ou transmises sous forme de pièces jointes au format PDF :

• Informations relatives à la Carte d'identité, le Passeport, la Carte de séjour, etc.) ;
• Habilitations électriques, Permis de conduire, CACES ;
• Visites médicales ;
• Données fournies sur le Curriculum Vitae, et sur les lettres jointes ;
• Diplômes, justificatifs de formation ;
• Justificatif de domicile ;
• Photo d'identité ;
• Relevé d'Identité Bancaire ;
• Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, Carte d'Invalidité ;
• Incapacité Partielle\Permanente.

OBJECTIFS DU TRAITEMENT

Les données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Tous les traitements sont justifiés sur la base d’au moins un des fondements suivants :

• Le traitement des données à caractère personnel est fondé sur un consentement de la personne concernée ;
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ;
• Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ;
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes d’Alter Solutions Canada et ne porte pas atteinte aux droits des personnes concernées ;

Toutes les données collectées font l’objet d’une demande ou d’une autorisation auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

FINALITES DES TRAITEMENTS

PERIODE DE CONSERVATION

Les données sont conservées sous une forme permettant l'identification des Personnes Concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ou à toute obligation la Réglementation

La durée de conservation est définie de manière appropriée, précise et proportionnelle à la finalité de chaque traitement.

RESPONSABILISATION DES DIFFERENTS ACTEURS

Les responsables de traitement collectent et traitent uniquement les données à caractère personnel qui lui sont transmises volontairement, ou fournies par les différents logiciels ou matériels (ERP, Pointage, Routeurs internet, etc.).

Le Alter Solutions Canada met en place une organisation qui s’appuie sur les compétences et la responsabilisation des personnes impliquées dans des opérations liées aux données à caractère personnel. Nous sensibilisons et mettons-en œuvre des formations dédiées à la protection des données afin de renforcer la vigilance et la connaissance de tous.

TRANSPARENCE

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des entreprises dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, le Alter Solutions Canada ne transmet pas les données à caractère personnel collectées, ni ne les vends, les loue ou les échange avec une quelconque organisation ou entité, à moins que les personnes concernées n’en ai été informées au préalable et qu’un consentement n’ai été fait explicitement, à moins que la loi ne l’exige, par exemple dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Lors d’un appel à la sous-traitance, nous nous assurons que les sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la protection des données à caractère personnel ; nous nous assurons de la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière qu’ils garantissent la protection des données personnelles ainsi que les droits de la personne concernée.

Nous encadrons la relation avec le sous-traitant à travers des clauses contractuelles de responsabilité liés à la protection des données et nous nous assurons de la bonne exécution des termes du contrat.

LIMITATION DES TRANSFERTS/ECHANGES DE DONNEES A UN PAYS TIERS

Alter Solutions s'efforce de conserver les Données personnelles au Québec.

Cependant, il est possible que les Données que nous collectons lorsque vous utilisez notre plateforme ou nos services soient transférées dans d'autres pays. C'est par exemple le cas, si certains de nos prestataires de services sont situés en dehors du Québec.

Dans le cas d'un tel transfert, nous garantissons qu'il sera effectué :

• Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c'est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce qu'exige la Réglementation.
• Dans le cadre de clauses contractuelles types.
• Dans le cadre des règles internes de l'entreprise.

SECURITE DES DONNEES

Alter Solutions s'engage à protéger les Données Personnelles que nous collectons, ou que nous traitons, contre la perte, la destruction, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation. Nous avons mis en place un ensemble de mesures de sécurité proportionnées aux risques liés à la perte de données, à la divulgation de données et à l'accès illégitime aux données. Ces mesures garantissent la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles traitées par le Alter Solutions Canada.

LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Le Alter Solutions Canada assure aux personnes concernées le pouvoir d’exercer leurs droits sur leurs données personnelles :

Droit d'accès : Ce droit assure la possibilité d’accéder à toutes les données et à tous les traitements qui la concerne pour connaître les informations détenues par le Alter Solutions Canada ou en vérifier l’exactitude.

Droit de rectification : Ce droit permet de demander la rectification des informations inexactes, incomplètes et/ou obsolètes concernant une personne.

Droit à l’oubli : Ce droit permet de demander l’effacement des données à caractère personnel détenus par le Groupe Alter Solutions, sauf si Alter solutions a un intérêt légitime à les conserve

Droit à la limitation : Ce droit permet, sous certaines conditions, de demander la suspension d’un ou plusieurs traitements liés à des données à caractère personnel traitées par le Alter Solutions Canada.

Droit de portabilité : Ce droit permet de récupérer des données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.

Droit d’opposition : Ce droit permet de s’opposer à un traitement lié à ses données à caractère personnel pour des raisons liées à la situation particulière de la personne concernée (sous conditions).

Droit de ne pas faire objet d’une décision automatisée : La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision qui peut comprendre une mesure impliquant l’évaluation de certains aspects personnels la concernant qui est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé et qui produit des effets juridiques la concernant ou qui de façon similaire l’affecte de manière significative y compris le profilage.

Droit de retirer le consentement : Le droit de retirer à tout moment le consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement.

Droit de définir des directives post-mortem : Le droit pour le demandeur de définir des directives concernant le sort des Données Personnelles après son décès.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment :

• Soit en adressant un e-mail à l’adresse suivante : asca.privacy@alter-solutions.com
• Soit en écrivant à : Alter Solutions - Responsable de la protection des renseignements personnels – 1275 Avenue des Canadiens-de-Montréal, Montréal, QC H3C 0G4.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, accessible à l’adresse suivante : Pour dénoncer une pratique ou un comportement suspect - Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)